Microsoft 365: os recursos que sua empresa deveria estar usando (e provavelmente não usa)

Sua empresa paga pelo Microsoft 365, mas usa tudo o que ele oferece?

Uma pesquisa da Microsoft revela que empresas utilizam, em média, apenas 30% dos recursos disponíveis nas licenças do Microsoft 365 que já pagam mensalmente. Isso significa que há uma quantidade enorme de valor desperdiçado — e, pior, sua equipe pode estar usando ferramentas menos seguras, menos integradas e menos produtivas por pura falta de conhecimento sobre o que o M365 tem a oferecer.

Neste artigo, vamos apresentar alguns dos recursos mais poderosos e subutilizados do Microsoft 365, com foco em produtividade corporativa, colaboração e segurança.

Microsoft Teams: muito além das videochamadas

A maioria das empresas usa o Teams apenas para reuniões e mensagens. Mas a plataforma vai muito além disso:

• Canais organizados por projeto ou departamento que mantêm todas as conversas, arquivos e tarefas no mesmo lugar
• Integração com SharePoint e OneDrive para colaboração em documentos em tempo real, sem precisar enviar arquivos por e-mail
• Salas de espera e políticas de reunião que garantem segurança nas videoconferências com clientes e parceiros
• Teams Phone para substituir o PABX tradicional com uma solução de telefonia empresarial moderna

SharePoint e OneDrive: fim dos servidores de arquivos desatualizados

Muitas empresas ainda mantêm servidores de arquivos físicos antigos — com custos de manutenção, riscos de falha e dificuldade de acesso remoto. O SharePoint e o OneDrive for Business resolvem tudo isso:

• Acesso de qualquer lugar com segurança corporativa
• Controle de versão automático de documentos
• Permissões granulares por usuário, grupo ou departamento
• Sincronização offline para trabalhar mesmo sem internet

Exchange Online e Outlook: e-mail corporativo com governança e conformidade

O Exchange Online vai muito além de uma simples caixa de e-mail. Com o Microsoft 365, sua empresa tem acesso a recursos avançados:

• Arquivo morto (In-Place Archive) para retenção de e-mails conforme políticas de compliance
• eDiscovery e Litigation Hold para atender auditorias e processos legais
• Proteção contra spam e phishing com Microsoft Defender for Office 365
• Autenticação multifator (MFA) integrada para acesso seguro ao e-mail corporativo

Microsoft Defender for Business: segurança integrada sem custo adicional

Dependendo do plano contratado, o Microsoft 365 já inclui ferramentas de segurança avançadas, como:

• Proteção de endpoint contra malware e ransomware
• Monitoramento de acessos suspeitos e alertas de segurança
• Políticas de acesso condicional baseadas em identidade
• Controle de dispositivos que acessam os dados corporativos

Power Automate: automatize tarefas repetitivas sem programar

O Power Automate permite criar fluxos de trabalho automáticos que eliminam tarefas manuais repetitivas, como:

• Notificações automáticas por e-mail ou Teams ao receber um novo formulário
• Sincronização automática de dados entre sistemas
• Aprovações eletrônicas de documentos e solicitações
• Relatórios gerados automaticamente em intervalos programados

Qual plano do Microsoft 365 é ideal para a sua empresa?

Os planos do Microsoft 365 para empresas são divididos principalmente em três categorias:

• Business Basic: acesso via web, Exchange Online, Teams e armazenamento em nuvem
• Business Standard: inclui os apps do Office para instalação local (Word, Excel, PowerPoint), além de tudo do Basic
• Business Premium: inclui segurança avançada com Microsoft Defender e Intune para gestão de dispositivos

A escolha certa depende do perfil de uso, número de usuários e requisitos de segurança e compliance da sua organização.

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